건축주 네비게이터 성공적인 건축을 위한 CM 활용법
‘칠칠하다’는 “일처리가 반듯하고 야무지다”라는 의미를 지닌 순 우리말이다.
건축주의 지식과 경험 수준에 따라 제시된 조언들에 대한 이해 정도는 다를 수 있다. 또한 이들 조언을 건축주가 직접 실천하기 어려운 부분도 있다.
그래서 전문 조력자가 필요한 것이다. 그럼에도 불구하고 건축사업을 관리한다는 것이 어떤 내용인지 감을 잡는 차원에서 정리한다.
1. 인허가는 건축사업의 시작과 마무리이다
건축사업은 다양한 단계별 프로세스를 통하여 완성된다. 다양한 단계별 프로세스 중 건설사업 초기의 본격적인 프로세스 중 하나가 인허가이다. 인허가란 인허가권자가 민원인의 신청을 적법하게 행할 수 있게 허가하는 행위이며, 인허가 과정은 건축주의 사업계획이 확정되는 과정이기 때문에 건축주에게는 상당히 중요한 과정이다.
건축 규모와 용도에 따라 각기 다른 인허가 과정을 거치게 되지만 일반적인 경우 지구단위계획(변경), 교통영향평가, 경관심의, 건축심의, 건축허가(사업계획승인, 사업시행인가) 등에 이르는 전(全) 과정을 의미한다.
이 중 건축허가의 과정은 신청, 검토, 관련 기관 협의 및 허가조건 검토, 인허가 필증의 교부로 정리될 수 있다. 건축허가의 신청은 “세움터”에서 온라인으로 진행되며 관련 기관 협의, 허가조건 검토, 인허가 필증의 교부까지 전 과정이 온라인으로 처리된다.
그러나 온라인만으로는 해당 건축사업의 구체적인 내용이 모두 설명되어지기에는 부족한 점들이 있어 오프라인으로의 설명도 동시에 진행되는 것이 바람직하다. 온라인만으로 진행하는 것도 충분히 가능하지만, 오프라인으로 부연 설명이 진행된다면 혹시 있을 수도 있는 인허가 내용상의 오해를 미연에 방지할 수 있는 좋은 방법이다.
현재 도시계획분야의 내용이 점차적으로 중요하게 다뤄지는 추세이며 각종 심의에서는 법적인 규제 이외의 사항들까지 논의되기 때문에 기술적인 사고 이외에 인문학적, 철학적 사고로도 접근되어야 하며, 건축물은 건축주 개인의 소유물에 국한되지 않고 사회 구성원 모두의 공간 안에 건축되어지는 결과물임을 명심하여야 한다. 인허가는 신청에서 필증 교부까지의 과정만을 의미하는 것이 아니고, 사회적 상황과 장기적인 계획에 부합되도록 시간이라는 변수가 포함된 함수이며, 지역, 도시, 국가로 확대되는 시작이라는 점에서 중요한 의미를 지니고 있다.
TIP1. 소통이 가능한 설계사를 선정하라
건축주는 짓고자 하는 건축물(What)의 목적(Why), 시기(When), 부지(Where)를 명확히 결정하고, 설계사(Who)와 어떻게(How) 지을 것인지를 협의하게 된다. 이때 누구와 협의를 하는 지는 상당히 중요한 일이다. 건축주의 명확한 의도를 받아 그 뜻을 펼칠 수 있는 설계사를 선정하여야 한다.
만약 건축주가 상기 사항이 명확하게 정립이 되어 있지 않더라도 최종 결정할 수 있도록 대안을 마련해 주는 역할을 하는 주체가 설계사이다. 그러나 대부분의 경우 이 단계가 생략되어 건축주의 일방적 결정 또는 설계사의 일방적 결정으로 허가를 접수하게 되며 그 결과 추후 설계변경의 과정을 통해 비용과 시간의 낭비를 가져오게 된다.
이러한 오류를 범하지 않게 하려면 건축주는 어떻게 해야 할 것인가?
설계사 선정을 올바르게 해야 한다. 가까운 건축사사무소 또는 지인을 통한 추천에 의하여 설계사와 계약 후 업무를 진행하게 된다. 이는 그 결과를 운에 맡기게 되는 결과를 가져오게 된다. 비슷한 용도ㆍ규모의 설계 경험자를 선정하는 것이 현명하다. 또한 그 과정의 소통이 원활하게 이루어질 수 있는 설계사를 선택하는 것이 중요하다.
소통은 건축주가 기대하는 것과 설계사가 제안하는 것의 격차를 줄이기 위한 최선의 방법이다.
건축사업의 초기단계에서부터 좀 더 충분한 시간을 가지고 건축주와 설계사가 소통한다면 불필요한 여러 대안을 만드는 수고도 필요하지 않을 것이며, 더 좋은 결과물을 도출할 수 있다.
어떤 설계자가 좋은 설계자인가?
사람이 마땅히 행해야 할 5가지 덕목인 인의예지신(仁義禮智信)에 비유하여 좋은 설계자를 정의 할 수 있으며 설계자를 선정할 때 이 5가지 덕목을 점검할 필요가 있다.
인(仁; Gentle & Smart) : 스마트한 설계자를 선정하라. 어질다는 ‘마음이 너그럽고 착하며 슬기롭고 덕행이 높다’의 사전적 의미에서와 같이 슬기롭게 대치하는 포용력이 필요하다. 인허가 과정상 여러 문제가 돌부리처럼 숨어 있다가 튀어나오는 것에 대하여 대처할 수 있는 준비된 능력과 순발력이 중요하다.
의(義; Rightful) : 도의적 책임을 다하는 설계자를 선정하려라. ‘되면 하고 안 되면 말고’하는 식의 업무처리, 허가권자와 건축주간의 단순 의사전달 역할을 수행하는 설계자에게는 명확하고 책임감 있는 업무지시와 요청이 필요하나, 해야 할 업무에 대하여 자발적 정리로 건축주에게 설명해 주고 실행하는 정의로운 설계자를 선정하여야 한다.
예(禮; Manner) : 예를 지키는 설계자를 선정하라. 몸가짐은 마음가짐에서 나오는 표현이다. 경험이 많은 노련한 허가권자와의 업무처리는 상당히 매끄러울 수 있으나, 반대의 경우 상당한 시간과 노력이 필요하게 되며, 그에 따른 마음가짐의 변화로 인하여 몸가짐이 불량하게 된다. 이로 인한 시간과 노력은 그 배가 넘게 필요하게 된다. 나이, 경험, 성별을 불문하고 예를 지켜 업무에 임할 수 있는 설계자를 선정해야 한다.
지(智; Intelligent) : 실력있는 설계자를 선정하라. 계획, 디자인이 좋은 설계자가 인허가 업무에 능숙하지 못하여 사업진행이 매끄럽지 않은 경우와 그 반대의 경우가 있을 수 있다. 건축설계의 업무범위인 계획과 디자인, 인허가, 실시설계 등의 능력이 포괄적으로 검증된 설계자를 선정해야 한다.
신(信; Trust) : 신뢰할 수 있는 설계자를 선정하라. 과거를 보면 미래를 알 수 있다. 주변의 평판과 포트폴리오의 검토를 통하여 설계자를 선전한다면 배당하지 않을 것이다. 또한, 설계계약은 업무범위와 용역금액을 결정하는 문서이므로 가능한 모든 경의 수를 고려하여 특수사항에 관해 명확하게 요구하는 바를 명시하여야 한다.
TIP2. 인허가 접수 시 건축주 날인에 신중을 기하라
인허가 신청서는 건축주의 요구사항을 모두 표현하고 적법하게 조치된 도서로 인허가를 요청하는 문서이다. 건축주의 요구사항이 모두 적법하게 표현되어 있는지의 검토가 날인으로 결정되므로 건축주는 인허가 신청서 날인에 신중을 기해야한다.
그러나 일반적으로 설계도서는 건축사가 날인하는 것으로 모든 것이 해결된다는 착각을 하게 되며, 설계사는 건축주 위임장 한 장에 날인을 받아 허가접수를 한다.
이로써 검토되지 않았던 건축주의 요구사항은 이후 설계변경이라는 번거롭거나 낭비적인 절차를 거치게 된다. 설계사는 건축주에게 예측 가능한 범위 내에서 건축주의 결정을 요청해야 하며, 신속하고 명확한 건축주의 결정이 필요하다. 이러한 제안과 결정 그리고 피드백의 순환구조에 의한 업무진행이 필요하고 충분한 검토 후 비로소 인허가 신청서에 날인이 되어야 한다.
설계변경은 그 비용이 청구된다. 건축주가 날인하고 인허가 접수가 완료된 이후의 변경은 설계변경으로 변경행위가 필요하게 되며 경미한 사항이 아니라면 추가 비용이 수반될 수 있다. 설계변경에 관하여 명확하게 계약서에 명기하였다면 설계변경비용에 관한 문제가 없을 수 있으나, 계약서에 모든 경우의 수를 명기하기란 어려운 일이다. 그러므로 인허가 신청 시 날인에 신중을 기하고, 필요하다면 설계사 이외 제3자(예: CM사)에게 설계검토 업무를 의뢰하는 것도 시간과 설계변경 비용을 절감하는 방법이 될 수 있다.
TIP3, 인허가권자와 신속하게 협의하고 소통하라
설계단계에서는 건축주와 설계사간의 충분한 소통과 검토가 필요하며 충분한 시간이 할애될수록 검토는 더 면밀하게 된다. 그러나 인허가가 접수 후, 최대한 빠른 시간 내에 인허가를 완료시킬 수 있다면 사업기간을 단축시킬 수 있다.
인허가 신청이 되었다면 그 요청 민원에 대한 적법성 검토가 이루어진다. 인허가는 건축과, 도시계획가, 교통행정과 등의 관내 검토와 경찰서, 소방서 등 관외 검토로 진행된다. 검토 기간은 법적으로 정해져 있으나, 사람이 하는 일로 진행속도의 차이가 존재하게 되고 이는 사업의 비용과도 무관하지 않다. 인거가권자의 관련 부서 협의 시에는 지켜야 할 사항 두 가지가 있다.
첫째, 오전에 협의하여야 한다. 대부분의 설계사는 해야 할 업무를 다하고 남는 시간에 관련 부서와의 협의를 진행하게 된다. 전체적인 시간 단축을 위해서는 오전에 협의를 진행하고 다른 민원으로 겹치는 협의 담당자의 시간을 분배시켜주는 역할을 하고 여유 있게 검토를 진행 할 수 있다. 그리고 오후에는 그 협의 사항에 따른 건축주와의 협의 및 결정 후 다음날 다시 찾아가 협의 마무리가 진행될 수 있다.
둘째, 각종 도서를 숙지해야 한다. 프로젝트가 복잡할수록 모든 사항을 다 숙지하는 것은 불가능 할 수도 있는 일이고 어려운 일이다. 그러므로 건축사가 모든 것을 숙지할 수 없을 때에는 전문 분야 담당과 동행을 통하여 해결할 수 있다. 이런 방법으로 또 하루를 단축할 수 있게 된다. 위의 사항은 건축주가 직접 해야 할 업무는 아니지만 이러한 프로세스를 알고 있다면 건축주로서 설계사를 컨트롤 할 수 있고 결과적으로 시간과 비용을 줄일 수 있게 된다.
일부 경험 많은 건축주의 경우 설계사보다 더 많은 지식과 경험으로 설계사를 리드하며 인허가를 진행하기도 한다. 그러나 이런 경우는 극히 일부의 경우이며, 일반적인 건축주는 처음 해보는 일이 인허가 일이다. 인허가 분야도 설계사 외에 경험 많은 CM사에게 별도 진행을 의뢰할 수 있다.
설계사 중에는 계획과 디자인에 몰두하여 인허가 경험과 지식이 없는 경우도 있다. 특히 해외 설계사에 계획과 디자인을 의뢰한 경우에는 국내법의 미숙지와 경험 부족으로 인하여 불필요한 많은 노력과 시간의 낭비가 발생하게 된다. 이러한 경우 경험 많은 CM사에 의뢰하거나, 제3의 설계사에 인허가 부분을 별도로 의하여 업무를 진행 시키는 것이 더 효율적이고 비용을 절감하는 방법이 될 수 있다.
TIP4. 인허가 완료는 건축행위의 시작, 앞으로의 일을 머릿속에 그려보자
인허가 결재가 나는 순간 설계사의 임무 중 가장 중요한 것이 처리된 것이다. 그러나 설계는 건축물을 어떻게 지을 것인가를 미리 정하는 것이기 때문에 시간의 흐름 속에서 향후 변경될 모든 사항을 사전에 다 담을 수는 없다. 그래서 설계변경도 필요하고, 또 준공 시 경미한 변경도 필요한 것이다. 인허가 완료라는 것은 건축 행위의 시작일 뿐 그 끝이 아님을 명심해야 한다.
건축주가 인허가 처리완료 문서를 직접 받고 앞으로의 계획에 대하여 협의 한다면 인허가권자와의 신뢰를 높이는 중요한 일이며, 첫 단추가 아주 잘 끼워진 것으로 건축행위는 이제 시작으로 생각하여야 할 것이다.
인허가 완료는 기본설계가 완료된 것이며, 실시설계(설계도서, 각종 계산서의 구체화 및 시방서, 내역서 등)의 업무가 완료되면 비로소 착공신고를 하게 되고 현장개설 후 본격적인 공사가 시작된다. 때로는 착공신고 후 실시설계가 납품되기도 한다. 실시설계 납품 전까지 시공사에서는 종합시공계획과 토공사 정도를 시작하게 된다.
일반적으로 인허가라 함은 인허가 필증의 교부로 완료되겠지만, 광의적 관점에서는 공사감리자의 선정과 착공신고 및 사용검사와 사용승인을 포함하여야 한다. 인허가시 관에서 부여된 허가조건을 충분히 검토하고 반영할 수 있게 공사계획과 꼼꼼한 공사수행을 하여야 한다.
이제는 설계사뿐만이 아닌 시공사와 감리사도 건축주에게는 중요한 관계인이 되게 된다. 즉, 건축주의 관리 포인트가 더 늘어나게 되는 것이다. 때로는 주변의 민원인도 건축주는 관리하여야 한다.
복잡하게 연결되어 있는 이해관계 속에서 건축주의 역할을 제대로 수행하기란 쉽지 않기 때문에 공사 대리인은 보통 이 모든 것을 건축주 대신해서 업무를 수행하게 된다. 공사 대리인은 건축주를 대신하여 착공신고, 시공, 사용검사, 사용승인의 업무를 대행한다. 이러한 업무가 앞으로 진행 될 것을 건축주는 명확히 알아야 하고 관리하여야 하지만, 쉽지 않은 일이므로 경험 많은 CM사에게 업무를 의뢰할 수 있다.
TIP5, 사업계획 수립 시 인허가 일정을 감안하라
건축사업계획은 목표 일정이 있고 일정에 맞춘 설계일정과 시공일정으로 구성된다. 그러나 인허가 일정을 간과하여 사업에 큰 차질을 빚는 일이 비일비재하다. 일례로 건축심의 재심의가 나오면 다음번 심의개최 시까지 1개월을 기다려야 하며, 건축심의를 원안통과하기도 쉬운 일이 아니다.
각 심의 단계마다 1번씩만 재심의 통보를 받는다면 목표일정에서 2~3개월은 쉽게 연장된다. 이는 본 공사 일정 중에서 주요 공종 1개 공종의 공사기간에 해당된다. 인허가 일정은 경험 많은 설계사의 조언을 들어야 할 것이다.
인허가 일정이 오래 걸릴 것으로 예상되는 다소 무리한 건축계획으로 사업을 진행할 때에는 전체 사업일정을 꼭 고려해 보아야 한다. 또, 관계 전문가와 사전에 협의하여 진행 할 수 있도록 조치하는 것이 바람직하다. 관계 전문가란 심의를 진행하였던 경험자 및 관계 기술자를 의미한다.
설계란 건축사가 진행하는 일이지만 분야별 관계 전문가 없이는 진행하기 어려운 일임을 명심하고 상호 협조가 원활하게 이루어질 수 있도록 건축주는 독려하여야 한다. 인허가 일정수립도 설계의 일부분이며, 반드시 분야별 전문가가 참여하고, 경험 많은 설계사가 기술력을 바탕으로 수립해야 하며, 부정적이지도 긍정적이지도 않지만, 도전적인 일정 수립이 되어야 한다.
